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Les outils collaboratifs, le meilleur moyen pour informer et partager

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Les dirigeants d’une entreprise ont souvent du mal à instaurer une collaboration au sein de leurs équipes. Des fois, ils veulent que les employés participent activement dans les réunions ou séances de travail. Cependant, ils ne savent pas comment s’y prendre. C’est pour résoudre ces problèmes qu’on a inventé les outils collaboratifs.

 

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?

 

Un outil collaboratif est un logiciel conçu pour faciliter le partage des fichiers de travail à tous les collègues de service. La répartition se fait en ligne. En général, les fichiers partagés devront permettre à tous les employés de l’entreprise de :

 

  • organiser et suivre convenablement le planning ;
  • faire un suivi au niveau du budget et de la comptabilité ;
  • créer des formulaires, mener des enquêtes ou faire des études de marché ;
  • diffuser les communiqués internes ainsi que les règlements qui régissent l’entreprise.

Quels sont les avantages d’un tel dispositif au sein d’une entreprise ?

 

Le fait d’utiliser un outil collaboratif permet à une entreprise de bénéficier de plusieurs avantages. En effet, grâce à celui-ci, tous les salariés peuvent consulter, au même moment, les agendas, les documents utiles pour le travail. Les fichiers diffusés en ligne, pourront être consultés via l’ordinateur, le Smartphone ou la tablette de chaque salarié. Ce n’est plus nécessaire de les réunir dans une grande salle et passer la matinée à présenter le contenu des agendas.

 

L’interactivité est aussi un atout considérable de l’outil collaboratif. Grâce à ce système, plusieurs employés peuvent consulter et modifier simultanément un fichier Word ou Excel partagé en ligne.

 

Pourquoi se servir d’un outil collaboratif ?

 

Les outils collaboratifs sont très utiles pour améliorer la collaboration au sein d’une équipe. Effectivement, grâce aux écrans interactifs, lors d’une réunion, tous les employés peuvent émettre leurs commentaires et faire des annotations. De plus, vous pourrez avoir la possibilité de rendre les séances de travail comme un instant de bonheur et de partage. Mettez aux oubliettes les réunions monotones, ennuyeuses et qui sont souvent assimilées à des pertes de temps.

 

Les consignes et directives claires sont celles qui ont été présentées d’une manière précise et nette. Avec les outils collaboratifs, les dirigeants d’une entreprise peuvent mieux présenter leur projet ainsi que leurs directives. Ces derniers leurs permettent de résumer de la manière la plus succincte le contenu d’un dossier. Au moment de la présentation, l’usage d’un outil collaboratif est aussi un bon moyen pour capter l’attention de son auditoire. Il peut rendre également les interlocuteurs du débat ou de la formation plus dynamiques et réceptifs.

 

Enfin, il faut opter pour les outils collaboratifs si on veut continuer à travailler en étant dans des lieux différents. Dans certaines entreprises, certains employés sont souvent en déplacement. Toutefois, on a besoin de leurs avis pour faire avancer le travail. Grâce aux outils collaboratifs, on peut les tenir informer en temps réel de tout ce qui se passe dans l’entreprise. Ils peuvent émettre leurs idées et donner des suggestions s’il le faut.

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Jean Chrysostome

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